Privacyverklaring

1. Wie verwerkt de gegevens?

P van Driel Holding BV biedt Boekstuur aan. Voor vragen of privacyverzoeken kun je mailen naar support@boekstuur.nl.

Voor accountbeheer, beveiliging, onze eigen dienstverlening en support zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor persoonsgegevens die je namens je onderneming in de administratie opneemt, bepaal jij als klant het doel en handelen wij als verwerker volgens jouw opdracht. Deze verklaring vervangt geen verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens en waarvoor?

• Account- en bedrijfsgegevens: identificatie van je account, bedrijfsinstellingen en toegangsstatus, om je toegang en een eigen administratie te bieden.
• Administratiegegevens: debiteuren, contact- en betaalgegevens, facturen, documenten, bankmutaties, notities, uren en kilometers die je invoert of importeert, om de gevraagde functies uit te voeren.
• Gesprekken en bronnen: vragen, antwoorden, geraadpleegde bronnen en bevestigde voorstellen van de assistent, voor vervolgvragen en controleerbaarheid.
• Technische gegevens: sessies, beveiligings- en foutmeldingen, tijdstippen en auditgegevens, voor veilige toegang, onderhoud en onderzoek naar problemen. Serverlogs kunnen IP-adressen bevatten.
• Supportcorrespondentie: je e-mailadres, bericht en eventuele bijlagen, om je vraag af te handelen.

Voor onze eigen verwerking gebruiken we, afhankelijk van het doel, de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigde belang bij een veilige en werkende dienst en het behandelen van supportvragen. Waar toestemming nodig is, vragen we die afzonderlijk. Voor gegevens van anderen in jouw administratie zorg je zelf voor een passende grondslag en informatie aan betrokkenen.

3. Opslag, toegang en dienstverleners

De productomgeving draait bij Hetzner in Duitsland. Iedere klant heeft een eigen database en documentenopslag. Toegang verloopt via de accountkoppeling; de app geeft geen toegang tot de administratie van andere klanten. Beheer kan toegang nodig hebben voor onderhoud, herstel of ondersteuning.

Voor support gebruiken we het hierboven vermelde Microsoft-e-mailadres. Als je ons mailt, verwerkt Microsoft die correspondentie. Stuur daarom alleen informatie die nodig is voor je vraag. We verkopen je persoonsgegevens niet. Verstrekking aan een bevoegde instantie kan plaatsvinden als de wet dat vereist.

4. De optionele AI-assistent

Wanneer de OpenAI-koppeling is ingeschakeld en je de assistent gebruikt, worden je vraag, relevante gesprekshistorie en opgevraagde administratiegegevens naar de OpenAI API gestuurd. Daar kunnen namen, factuurteksten, bankomschrijvingen, bedragen en notities in staan. De verwerking gebeurt dus buiten onze eigen server. De koppeling is geen lokaal AI-model.

OpenAI gebruikt API-gegevens standaard niet voor het trainen van algemene modellen, tenzij daarvoor expliciet gegevensdeling is ingeschakeld. Onze applicatie vraagt geen opslag van antwoorden als API-gespreksarchief aan (store=False). Dit sluit tijdelijke veiligheidsregistratie door OpenAI niet uit. Volgens het standaardbeleid kunnen dergelijke logs maximaal 30 dagen worden bewaard, tenzij langere bewaring wettelijk nodig is. Zie de gegevensvoorwaarden van de OpenAI API.

Je gesprekken worden ook in je eigen administratie opgeslagen. Er wordt geen eigen model op je boekhouding getraind. De assistent gebruikt de beschikbare informatie voor het gesprek. Gebruik van de dienst is niet afhankelijk van het gebruik van de AI-assistent.

Voor externe clouddiensten, waaronder OpenAI en Microsoft, kan verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Deze verklaring geeft geen garantie op uitsluitend Europese verwerking. Bij doorgifte waarvoor dat vereist is, moeten passende waarborgen gelden, zoals een adequaatheidsbesluit of de Europese standaardcontractbepalingen. Vraag ons naar de afspraken die op jouw dienstverlening van toepassing zijn.

5. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren account- en administratiegegevens zolang die nodig zijn om de overeengekomen dienst te leveren. Het sluiten van de browser, uitloggen of uitschakelen van de assistent verwijdert geen gegevens. Verwijdering van een volledige administratie of gespreksgeschiedenis verloopt op verzoek via support; er is geen automatische verwijdertermijn bij uitloggen.

Bij beëindiging stemmen we export en verwijdering af. Daarbij houden we rekening met jouw instructies, wettelijke verplichtingen en gegevens die nog nodig zijn voor een geschil of beveiligingsonderzoek. Supportcorrespondentie bewaren we voor de behandeling en noodzakelijke opvolging van je vraag. Back-ups kunnen gegevens langer bevatten dan de actieve administratie; de toepasselijke herstel- en verwijderafspraken zijn via support opvraagbaar. Voor onze eigen wettelijk verplichte administratie gelden de wettelijke bewaartermijnen.

6. Cookies en beveiliging

De app gebruikt een noodzakelijke sessiecookie om je ingelogd te houden. Die heeft een maximale duur van één uur; de server kan de sessie eerder laten verlopen of intrekken. We gebruiken in deze website geen advertentietrackers of analytische cookies. Er is daarom geen toestemming voor marketingcookies nodig om de app te gebruiken.

We gebruiken onder meer HTTPS, toegangscontrole en gescheiden klantopslag. Houd je toegangscode geheim en meld vermoedens van misbruik. Geen enkele online dienst kan absolute veiligheid garanderen.

7. Jouw rechten

Je kunt ons vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens, voor zover dat recht op de betreffende verwerking van toepassing is. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en gegeven toestemming intrekken. Dat verandert niet de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Mail je verzoek naar support@boekstuur.nl. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit of bevoegdheid vast te stellen. We reageren in beginsel binnen één maand; als wettelijk toegestane verlenging nodig is, laten we dat weten. Betreft het gegevens in de administratie van een klant, dan behandelen we het verzoek in afstemming met die klant.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De assistent neemt geen zelfstandig besluit met juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen over personen.

8. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan wanneer de dienstverlening of verwerking verandert. De versiedatum staat bovenaan. Over wezenlijke wijzigingen informeren we je via de dienst of rechtstreeks.